Информационные технологии не только ускоряют обмен данными и рабочий процесс, но и оказывают положительное влияние на окружающую среду. Применение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) на рабочем месте также повышает продуктивность, однако, большинство из них небесплатны.

В этой статье команда ПРООН делится опытом использования ИКТ во время пандемии коронавируса в разрезе эко-дружественности и будущих перспектив. Статья является исключительно информативной и не преследует цель рекламировать отдельные бренды и компании.

Офис ПРООН в Бишкеке успешно использует информационные решения на протяжении многих лет, однако, потребность в них резко выросла по наступлению карантина. В условиях самоизоляции и работы из дома возникла необходимость поддерживать рабочий режим, в том числе, делопроизводство. Именно в этот момент и возросла роль ИКТ-решений, таких как Skype for Business, DocuSign, Microsoft Teams, MS OneDriver и Zoom.

Эти программы сейчас заменяют физические встречи, конференции, тренинги и мероприятия, полностью перенося их в электронное измерение. Офисная и проектная деятельность также была перенастроена на электронный формат, что потребовало временные и человеческие ресурсы. Однако, после налаживания процесса эти решения позволили перевести рабочие процессы в электронный формат. 

Зеленые решения для работы и окружающей среды

ПРООН использует онлайн-программы, которые позволяют проводить конференции, тренинги и совещания. Если раньше участники собирались в одном зале, часто проезжая через весь город на машине или общественном транспорте, увеличивая свой «след», то сейчас всего этого нет. То же самое с международными встречами и конференциями. С отменой авиасообщений все встречи проводятся в онлайн-режиме и это тоже значительно сокращает парниковые выбросы.  Например, для перелета эконом классом по маршруту Бишкек-Стамбул-Бишкек выбросы составляют 1.03 метрические тонны CO2e.

ПРООН реализует около 30 проектов и работает с дюжиной местных организаций – как государственных, так и частных и неправительственных. Это значит, что у организации большой объем письменной корреспонденции и документооборота. На распечатку многостраничных договоров, программных и административно-финансовых документов тратится солидный объем бумаги, электричества и тонера.

Во время карантина ПРООН перешла на электронные подписи через сервис DocuSign (схожие сервисы: SingX, Adobe Sign, Nitro Cloud, Hello Sign, Authentisign, eSignLive, и другие). DocuSign – онлайн-сервис, позволяющий подписывать документы электронно. При использовании DocuSign полностью отпадает необходимость в распечатке документов. Теперь пользователи, имеющие подписку на сервис, могут работать так же, как и раньше, но только в режиме онлайн, избегая затрат на бумагу, принтеры, тонер, снижая воздействие на окружающую среду, и, полностью исключая необходимость физического подписывания документов. В режиме пандемии коронавируса – это дополнительный стимул для перевода бизнес-процессов в электронный формат.

«Нет ничего бесплатного»

DocuSign стоит денег, также, как и многие ИКТ-сервисы. Средняя организация в Кыргызстане может купить один конверт DocuSign (1 конверт содержит несколько документов и несколько запросов на подписи) примерно за 3 доллара США (стоимость может быть больше или меньше в зависимости от выбранного плана). На первый взгляд кажется, что дорого. Однако вспомните, стоимость отправки документа через курьера или самостоятельно объехав несколько человек, чтобы собрать все необходимые подписи? Плюс к этому растет влияние на окружающую среду и увеличивается количество транспорта на дорогах, что затрудняет движение в городе. Прибавьте к этому трудности с парковкой. 

Одним из ключевых условий для успешной онлайн работы является скоростной интернет. И, если в городе проблема не стоит так остро, то в пригородах и новостройках скорость интернета является низкой.

«Вынужденно, но удобно»

В связи с карантином, нам теперь чаще приходится прибегать к онлайн-сервисам, потому что работа должна продолжаться. Плюс к этому, вышеперечисленные сервисы вполне соответствуют требованиям современности, представляя широкую функциональность и удобство. Здесь наш выбор может быть в использовании наиболее удобных сервисов. Другими словами, режим самоизоляции может послужить катализатором в использовании ИКТ-технологий и скачкообразной цифровизации в Кыргызстане и по всему миру.